Dentro de los análisis que se pueden aplicar a los estados financieros, el estado de pérdidas y ganancias es uno de los más importantes. Se trata de una forma a través de la que podemos obtener una gran información sobre la empresa. Esta información se puede aplicar para cosas tan distintas como optimizar gastos, maximizar ingresos, mejorar la ratio de beneficios, etc.
Como suele ocurrir en todas las herramientas de contabilidad de empresa, en la actualidad este tipo de análisis suele estar incluido en los softwares más completos. No obstante, conviene saber cómo funciona y cuáles son las bases sobre las que se apoya la creación de los estados de pérdidas y ganancias.
Por qué es importante conocer los estados de pérdidas y ganancias
Lo primero que se debe hacer es situar este concepto: un estado de pérdidas y ganancias es un informe financiero en el que se reflejan los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. Dentro de los gastos se incluirán también los costes fijos.
Este análisis financiero es una parte fundamental de los estados financieros que las empresas deben emitir públicamente cada trimestre. Los otros dos análisis serían el estado de flujo de efectivo y el balance general.
Al unir estas tres fuentes de información (estado de pérdidas y ganancias, flujo de efectivo el balance general) es como se obtiene la máxima visión de las finanzas de la empresa. Suele utilizarse de manera determinante para la toma de decisiones o la modificación de estrategias y políticas comerciales, productivas, etc.
Habitualmente, estos estados de pérdidas y ganancias se prepararán a través de los denominados métodos contables. Generalmente también, no se utilizará un único periodo de tiempo para un análisis completo y toma de decisiones. Lo usual es mezclar diferentes períodos contables ya que es en el tiempo cuando los resultados son significativos.
Cómo funcionan estos informes
Aunque forma parte de los tres estados financieros obligatorios para las empresas, el de pérdidas y ganancias es probablemente el más conocido. También, este informe es el que más herramientas tiene disponibles para su ejecución. Prácticamente cualquier programa contable básico va a permitir su cálculo.
Un aspecto importante es que no se va a presentar siempre bajo el mismo nombre. Además de Estado de ganancias y pérdidas también puede aparecer con el nombre de:
Declaración de ganancias y declaración de gastos (en informe separados)
- Estado de resultados
- Resultados financieros
- Declaración de operaciones
Del mismo modo que ocurre con el estado de flujo de efectivo, en las pérdidas y ganancias se mostrarán los cambios que sufren las cuentas de la empresa en periodos de tiempo determinados. No debe confundirse con el balance general que solamente se realiza en un punto concreto de dicho espacio.
En el caso de la pérdida y la ganancia, la información se utiliza en toda la extensión del periodo de tiempo. Posteriormente se compara con otros periodos de tiempo similares.
Aunque existen diferentes formatos, lo común es que el documento se inicia con una línea de ingreso (línea superior) y posteriormente vaya acumulando datos de gastos. Al final soltara una cifra que es la que conocemos como ingreso neto o ganancia. Dependiendo de los resultados esta cifra puede ser negativa.
Tipos diferentes de estado de pérdida y ganancia
Como indicamos anteriormente no existe una única forma de interpretar o realizar este análisis. Lo que es importante en todos los casos es aplicar comparativas con diferentes periodos de tiempo.
La importancia de estas comparativas es poder determinar en qué periodos los ingresos y gastos tienen mejores o peores relaciones entre sí. Esto permite realizar análisis mucho más eficaces para la toma de decisiones empresariales.
A la hora de aplicar un tipo de Estado de pérdida y ganancia debemos tener en cuenta que no existe una única forma. Las dos más comunes serían:
Métodos de efectivo
Es el que también conocemos como método de contabilidad de efectivo. Sólo se emplea cuando se utilice efectivo que entra y sale del negocio. Realmente es el método más simple ya que sólo contabilizará los montos de efectivo recibidos o pagados.
Se trata de la fórmula más utilizada por las empresas pequeñas. También es posible utilizarlo en las propias finanzas personales ya que es fácil de controlar y con cualquier programa de contabilidad básico es posible realizarlo.
De esta forma se podrá medir el impacto de las entradas y salidas de dinero.
Métodos de acumulación
Es una forma algo más compleja y completa de obtener los datos sobre pérdidas y ganancias. Al utilizar un método de acumulación lo que se hace es no sólo contabilizar el dinero que se recibe, también en que se espera recibir.
Por ejemplo, las empresas que envían productos y no los cobran de manera inmediata pueden incluir en el método de acumulación la expectativa de cobro de esos envíos. También, de la misma manera, los pasivos se van a contabilizar incluso cuando no se realizan gastos.
Es una fórmula que permite incluir las previsiones dentro del cálculo. Se aplica por empresas con mayor control contable. Su utilización se considera más eficaz para compañías que ya tienen una trayectoria previa, o que mantienen una estructura comercial sistemática.
Diferencias con otros estados y con el balance general
La importancia de los estados de pérdida y ganancia ya la hemos determinado en aspectos como la posibilidad de tomar decisiones sobre las estrategias comerciales de la empresa. Pero hay más que tener en cuenta.
Por ejemplo, como desde la perspectiva de un inversor, a través de este tipo de análisis, podemos calcular el retorno que hemos obtenido sobre nuestras inversiones. Permite realizar comparativas sobre los ingresos netos y de esta manera tener un mejor entorno para decidir nuestras futuras acciones.
No debemos, no obstante, confundir el análisis de pérdidas y ganancias con el balance general. En el balance general lo que vamos a tener es una foto fija de nuestro estado financiero en un momento determinado. Habitualmente el balance general se presenta en el último día del año fiscal de la empresa.
